Komunikacja między pracownikami, niezależnie od miejsca w strukturze, jest kluczem do budowania długofalowego potencjału firmy. W dobie dużego tempa wprowadzanych zmian, szybkość i efektywność przekazywanych komunikatów wewnątrz organizacji nabiera kluczowego znaczenia. Komunikacja wewnętrzna to także klucz do budowania pożądanej kultury organizacyjnej firmy, kultury, która ułatwia pracę w dynamicznie zmieniającym się środowisku wielopokoleniowym. Jak zatem poprawić komunikację wewnętrzną w firmie i jakich do tego użyć narzędzi?
Obszar komunikacji wewnętrznej w Polsce wciąż jest w fazie rozwoju. Wiele firm, zwłaszcza korporacje oraz firmy działające na rynkach międzynarodowych, już zauważyło potencjał drzemiący w efektywnej komunikacji z pracownikami. Na rynku jednak jest jeszcze wiele firm, które nie wykorzystują w pełni swoich możliwości w efekcie braku pozytywnej, otwartej i dwustronnej komunikacji z pracownikami.
Według badania Edelman Trust Barometer, wiarygodność osób zarządzających firmami, jak również oficjeli rządowych w roku 2017 osiągnęła najniższy poziom od początku kiedy badania są prowadzone. Obecnie jedynie 37% badanych wierzy w oficjalnie publikowane stanowisko CEO firmy. Jednocześnie najbardziej wiarygodną grupą osób dla badanych są “ludzie tacy jak my”. Oznacza to, że pierwotna działu PR, który odpowiadał za budowanie komunikatów i komunikację z wszystkimi stakeholderami jest już nieaktualna. Teraz za komunikację firmy odpowiedzialni są wszyscy pracownicy, niezależnie od stanowiska czy działu, w którym pracują.
Dotychczas zdecydowana większość firm kompetencje dotyczące komunikacji wewnętrznej budowała w ramach działu HR, znacznie mniej firm decydowało się na zbudowanie osobnej komórki odpowiedzialnej za budowanie spójnej komunikacji w firmie, jak również za wsparcie kadry menadżerskiej w efektywnej komunikacji z pracownikami. Obecnie już coraz częściej firmy decydują się na wyodrębnienie osobnej komórki komunikacji wewnętrznej w ramach działu PR, co jest odpowiedzią na zacierające się granice między komunikacją wewnętrzną a zewnętrzną będącą efektem rosnącej w siłę potęgi mediów społecznościowych.
Osoby odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną muszą posiadać kompetencje łączące umiejętności miękkie, wiedzę z zakresu nowych mediów, umiejętności pracy z różnymi grupami jak również dużą otwartość na zmiany. Dodatkowo, w dobie pracy zdalnej, młodych pokoleń oraz rozwoju mediów, specjaliści oraz kierownicy ds. komunikacji muszą być zaznajomieni z możliwościami w obszarze narzędzi wspierających komunikację wewnętrzną. W zależności od pokolenia oraz stanowiska, czy działu, ludzi wybierają różne kanały komunikacji i firma, aby budować rzeczywiście przejrzysta komunikację, musi być obecna wszędzie tam gdzie może nawiązać dialog z pracownikami (np. komunikatory wewnętrzne, platformy społecznościowe, webcasty z pracownikami zdalnymi, etc.).
Choć firmy same zaczynają zauważać potrzebę dobrze funkcjonującej komunikacji wewnętrznej, często jednak próbują angażować pracowników dopiero w momencie pojawienia się sytuacji kryzysowej. A komunikacja bazuje na zaufaniu, które buduje się miesiącami. Jeżeli zatem firmie zależy na tym, aby zatrzymać u siebie najlepszych pracowników i stworzyć wśród nich atmosferę zaangażowania i współuczestnictwa w budowaniu sukcesu firmy, powinna zadbać o dobre relacje z nimi. Zaufanie i zaangażowanie są fundamentami do realizacji celów biznesowych firmy. W większości badań dotyczących satysfakcji i zaangażowania pracowników, pracownicy wskazują, że to nie pensja, a dobra atmosfera wewnątrz zespołu oraz dobra komunikacja, są dla nich istotne przy wyborze miejsca pracy. Chociażby to, obliguje właścicieli firm do zainwestowania pewnych środków w należyte funkcjonowanie komunikacji wewnętrznej, a nawet polepszenie tego, co wydawać by się mogło, działa bez zarzutu.
Nie da się ukryć, że firmowe gazetki informacyjne, biuletyny, tablice ogłoszeń, narady, pochłaniające czas rozmowy telefoniczne czy nawet maile stają się powoli przeżytkiem. Komunikacja wewnętrzna to już nie tylko jednokanałowy przepływ informacji, od kadry menadżerskiej do zespołów. Nowoczesne przedsiębiorstwa stawiają na wielokanałowość, dając swoim pracownikom możliwość wpływania na procesy i kierunki rozwoju firmy poprzez wspieranie komunikacji “z dołu do góry”, jak i wymianę poglądów między samymi pracownikami. Dobrze zorganizowana komunikacja wewnętrzna powinna wzbudzać wśród osób zatrudnionych uczucie przynależności do pewnej określonej grupy i przekonanie, że wszyscy podążają jedną ścieżką w tym samym kierunku.
Kanałów komunikacji wewnętrznej powstaje coraz więcej i w dobrze rozumianym interesie pracodawcy leży, aby pracodawcy potrafili się w nich odnaleźć i przekazywać sobie konkretne informacje. Jednak nie tylko kanał decyduje o efektywności komunikatu, a także forma, długość (badania pokazują, że coraz krócej jesteśmy w stanie skupić się na czytaniu) czy też wspomniane wcześniej zaufanie.
Uwidaczniającym się trendem jest to, że przedsiębiorstwa coraz częściej stawiają na budowanie wewnętrznych sieci społecznościowych. Naprzeciw zapotrzebowaniom własnych użytkowników wyszedł ostatnio Facebook, który zdecydował się dać sposobność do kontaktowania się nie tylko z rodziną i przyjaciółmi, ale także między pracownikami jednej firmy. Właśnie w tym celu uruchomił swój nowy projekt – Workplace by Facebook. Z pomysłu Marka Zuckerberga skorzystało już ponad tysiąc organizacji z całego świata, między innymi z krajów o takim potencjale gospodarczym jak USA, Indie, Norwegia czy Francja. W gronie użytkowników Workplace by Facebook można znaleźć takich gigantów jak Danone, Starbucks, światowe organizacje non-profit czy krajowe firmy regionalne. W Polsce ta usługa nie jest jeszcze aż tak bardzo popularna i rozpowszechniona. Pomysłodawcy nie kryją się z tym, że będą chcieli stanowić atrakcyjną konkurencję na rynku dla komunikatorów typu slack, który akurat w naszym kraju jest częstym narzędziem komunikacji.
Przeważnie pracodawcy zabraniają swoim podwładnym korzystania w godzinach pracy z mediów społecznościowych, tłumacząc to spadkiem wydajności i efektywności. Zapominają oni jednak, że zatrudniają do swoich przedsiębiorstw głównie ludzi młodych, dla których internet stał się poniekąd naturalnym środowiskiem. Dlatego też, warto się czasem zastanowić nad tym, że zamiast czegoś zakazywać, to można zrobić z tej rzeczy całkiem duży pożytek. O tym między innymi opowie podczas Konferencji iComms Era Sahni, która odpowiada za wygląd relacji partnerskich, jakie łączą Facebook i business, na terenie Afryki, Bliskiego Wschodu oraz Europy.
Workplace by Facebook to rzecz jasna tylko jedno z kilku nowoczesnych narzędzi, mające wpłynąć na usprawnienie procesu komunikacji wewnętrznej. Na wspomnianej konferencji zapewne zostaną pokazane także plusy emplo – platformy, która gwarantuje pracownikom bieżące informacje z życia firmy, a także daje możliwość aktywnego uczestnictwa i tworzenia społeczności całej organizacji. Ponadto emplo gwarantuje dodatkowo, gotowe mechanizmy w zakresie HR-u, które niewątpliwie także mogą okazać się pomocne i przydatne w perspektywie prowadzenia instytucji.
“Inwestycja w komunikację wewnętrzną daje ogromny potencjał zwłaszcza dla firm nastawionych na długofalowy rozwój” mówi Ada Borucka, CEO agencji PinPoint, wspierającej firmy we wdrażaniu efektywnych narzędzi komunikacji wewnętrznej i pomysłodawczyni konferencji iComms. “Dzisiaj każdy pracownik buduje markę firmy, to w zasadzie od jego zaangażowania i wiary w produkt czy usługę zależy sukces firmy. Zanim zatem zaczniemy inwestować w reklamę zainwestujmy w ludzi, którzy reprezentują nasz biznes każdego dnia w kontakcie z klientami, współpracownikami, ale także znajomymi i innymi odbiorcami” dodaje Borucka.
Zawsze w kontekście takiego tematu myślę nad pracownikami sklepów wielkopowierzchniowych, w których szkolenie w ogóle się nie inwestuje i którzy nie mają kontaktu z kierownictwem firmy. Zapewne tak wielkie firmy nie muszą się tym martwić, ale myślę, że nie można przeceniać osób, które na co dzień stykają się z klientami.
Bardzo fajny artykuł! Sam nie długo rozpoczynam pracę jako telemarketer dla małej firmy.