Umowa z software housem – na co zwrócić uwagę?

Umowa z software house’m jest pewnego rodzaju „zabezpieczeniem” dla dwóch, współpracujących ze sobą stron. Jej poprawność oraz klarowność jest kluczowym aspektem, nierzadko determinującym zadowolenie i terminową realizację projektu IT. Zdarza się, że w umowie znajdują się niezrozumiałe lub niedoprecyzowane zapisy, które narażają firmę na dodatkowe wydatki czy opóźnienia. Dlatego też musisz dokładnie zapoznać się z podpisywanym dokumentem, dopinając na ostatni guzik wszelkie, poszczególne punkty umowy. Tylko, na co dokładnie zwrócić uwagę?

Co jest ważne z perspektywy klienta?

Pamiętaj, że umowa doprecyzowuje poszczególne warunki, nierzadko informując o zagrożeniach i konsekwencjach działań.

Zanim więc rozpoczniesz współpracę upewnij się, że wybrany software house jest otwarty na feedback oraz chętnie odpowiada na wszelkie pytania i wątpliwości.

Z Twojego punktu widzenia szczególnie ważne są zapiski, dotyczące:

Pracy i przebiegu realizowanego projektu

Umowa musi zawierać informacje o realizowanej usłudze i etapach dostarczenia oprogramowania. W jej treści powinna więc być wzmianka o m.in. głównym przedmiocie działań. W tym kontekście – przedmiotem umowy jest świadczenie usług programistycznych (np. stworzenie aplikacji webowej czy prace outsourcingowe o których przeczytasz na StudioSoftware.pl).

W umowie powinien znaleźć się zapis o metodyce. Jeśli więc wykorzystywana będzie metodyka Scrum, umowa powinna zawierać informacje, że podjęcie tej filozofii jest zgodne z oczekiwaniami obu stron. Oprócz tego powinien się pojawić zapis o częstotliwości spotkań, odpowiedzialności i tworzeniu harmonogramu działań.

Zwróć także uwagę na wzmiankę dotyczącą stawek. W mowie powinna być doprecyzowana rola każdego specjalisty, a także stawki, które przysługują mu za zrealizowanie zadań.

Na koniec upewnij się, czy dokument doprecyzowuje formułę i częstotliwość dostarczanych raportów. Sprawdź, czy umieszczony zapis jest zgodny z wcześniejszymi ustaleniami; czy wiesz w jakim cyklu odbywać się proces raportowania (tj. tygodniowym lub miesięcznym)?

Bezpieczeństwa

W umowie niezbędne jest dopracowanie punktów, które są gwarantem bezpieczeństwa i realizowania zleconej usługi. Zwróć więc uwagę czy dokument zawiera:

1. Potwierdzenie posiadania polisy ubezpieczeniowej przez software house, która umożliwi pokrycie szkód, wynikających z rozwijającego się oprogramowania,
2. Okres wypowiedzenia umowy – zarówno w kontekście rozliczenia, jak i skutków owego wypowiedzenia.
3. Okres próbny – czyli określenie czasu, który umożliwia rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym. Najczęściej trwa on od dwóch do czterech tygodni.
4. Własność intelektualna – punkt opisujący prawne przekazanie produktu i kodu źródłowego, który staje się własnością klienta. Zwróć uwagę, czy umowa posiada zapis informujący, że wykonawca nie ma prawa wykorzystywać oprogramowania po zakończonej współpracy.
5. Bezpieczeństwo danych – stosowanie się do zasad RODO oraz zapis informujący o konsekwencjach złamania tych zasad.
6. Termin płatności i wysokości kaucji, która wypłacana jest jeszcze przed rozpoczęciem prac. Kwota ta najczęściej jest tożsama ze średnią kwotą na jednej fakturze. Kaucja pozwala partnerowi bezpiecznie zainwestować swój czas i zasoby w projekt – praktyka jest często stosowana i świadczy o kompetencji wybranego software house’u.
7. Rola poszczególnych specjalistów – bardzo często w umowie wskazane są konkretne osoby, które pracują w projekcie i spełniają określoną rolę. W dokumencie powinien pojawić się zapis, określający sposób nanoszenia ewentualnych zmian w zespole (i wyrażania zgody na ich wprowadzenie).
8. Zapis potwierdzający przeniesienie kosztów na software house – jeśli w trakcie realizacji projektu pojawią się narzędzia lub technologie, które generują dodatkowe opłaty, w umowie powinien pojawić się zapis, odnoszący się do odpowiedzialności za uiszczenie tej dodatkowej opłaty.

W umowie powinny też pojawić się dokładne informacje i czynniki, które mogą wpływać na końcową cenę projektu. Punkt ten bardzo często odnosi się nie tylko do kosztów samych w sobie, ale także do czasu, który wykorzystuje się przy pracach programistycznych i spotkań, które są niezbędne, aby zrealizować zamierzone cele. W podsumowaniu projektu rozliczany jest m.in. czas pisania kodu; testy; czas, który poświęcony jest przez Project Managera na organizację pracy zespołu, czas na stawianie środowisk, etc.

Prawa i obowiązków stron

W podpisywanym dokumencie należy także doprecyzować, jakie zobowiązania i prawa posiadają obie, zainteresowane strony. Zwróć więc uwagę, czy umowa dokładnie określa jakie obowiązki ma wybrany software house – np. w obrębie dostarczenia specjalistów, którzy będą realizować pracę w sposób zgodny ze sztuką i niezbędnymi umiejętnościami.

W umowie powinny być także wyszczególnione standardy współpracy, które docelowo mają zaowocować w wysoce jakościową usługę. Warto także zwrócić uwagę na kwestie dostępowe, (które leżą w obszarze obowiązków klienta i które powinny być udzielone przez cały czas trwania umowy) oraz feedbacków, które powinny być regularne i szczegółowe.

Co jest ważne z perspektywy software house’u?

Umowa to także zabezpieczenie dla strony realizującej dane zlecenie IT. Dlatego też w podpisywanym dokumencie znajdziesz szereg zapisków, które związane są z Twoimi obowiązkami i narzuconymi funkcjami. Tak o to w tej części znajdziesz m.in.:

• Informacje o dostępach, których nadanie leży w obowiązku klienta.
• Wyznaczoną osobę, która będzie odpowiedzialna za projekt po stronie klienta. Informacja ta ma na celu usprawnić kontakt, a także wskazać specjalistę, który będzie dostępny przez cały czas trwania projektu.
• Warunki płatności. Najczęściej płatność za usługę software house’u opłacana jest z góry – 14 dni po wystawieniu faktury. Zapis tego typu jest kluczowy, gdy prace programistyczne związane są z dużymi kosztami.
• Informacja o zakazie zatrudnienia pracowników software house w firmie klienta. Najczęściej okres ten trwa od 3 do 5 lat po zakończonym projekcie. W punkcie tym należy także doprecyzować ewentualne kary finansowe za złamanie zapisu.
• Wyłączenie odpowiedzialności za wady, wynikające z tytułu rękojmi.

W przypadku niejasności – nie bój się zadawać pytań. Im więcej wątpliwości rozwiejesz przed podpisaniem dokumentu, tym większa szansa, że współpraca okaże się być efektywna i zgodna z postawionymi celami. Po więcej inspiracji i podpowiedzi – odwiedź blog Studiosoftware.pl.