Jak zorganizować event online?

Podczas tej konferencji, każdy z ponad tysiąca uczestników, mógł zająć miejsce w sektorze VIP, mieć doskonały widok na scenę i idealnie słyszeć mówców. Taka sytuacja możliwa była tylko dzięki przejściu do online.

Organizatorzy New Reality Kick-Off – agencja eventowa Imagine Nation wraz z partnerami, udowodnili i pokazali, że możliwe jest realizowanie nawet olbrzymich eventów online. W konferencji, która odbyła się 5 maja, wzięło udział jednocześnie aż 1455 osób, które wcześniej zarejestrowały się na stronie internetowej konferencji. Po otrzymaniu linku do streamingu i wpisaniu indywidualnego hasła, mogli o wskazanej godzinie dołączyć do grona uczestników. 

Chwilę po godzinie 15, na ekranach komputerów pojawił się prowadzący konferencję Tomek Kammel. Duże studio, rośliny, w dalszym planie widoczne miękkie kanapy – można było odnieść wrażenie, że gościmy na planie telewizji śniadaniowej. W rzeczywistości Tomek stał w pustym pomieszczeniu, a to co zobaczyli odbiorcy, było wizją scenografa i reżysera wydarzenia. 

Każdy z gości, którzy byli rozmówcami Tomka, znajdował się  gdzie indziej, mimo to „stali obok siebie”, „patrzyli sobie w oczy” i „ściskali dłonie”.

Wśród zaproszonych mówców znaleźli się kolejno: Artur Ucher – Prezes Zarządu Imagine Nation; prof. Aleksandra Przegalińska – filozofka i futurolożka; prof. Jerzy Bralczyk – mistrz słowa polskiego, językoznawca; Paweł Tkaczyk – ekspert od storytellingu, grywalizacji i budowania marki, bloger; Krzysztof Fajks – Creative Producer studia NEWMOTION zajmującego się kompleksową oprawą graficzną widowisk multimedialnych; Dominika Borawska – Dyrektor ds. produkcji w firmie VES, lidera na rynku usług Event Engeenering; Maciej Amanowicz – reżyser i producent telewizyjny, Marcin Morawski – Country Marketing Manager Dell Technologies. Dzielili się swoimi doświadczeniami zawodowymi związanymi z życiem i pracą online, wykorzystaniem najnowszych technologii, radami jak zatrzymać uwagę widza, jakim językiem do niego mówić i pomysłami na realizację tego typu wydarzeń.

W trakcie konferencji przeprowadzony został quiz dla uczestników, którego wyniki zostały  podane, już po chwili. Widzowie zostali poproszeni o wejście na stronę kahoot.it i po wpisaniu podanego przez Tomka PIN’u weszli do gry. Dzięki aplikacji Kahoot, cała zabawa – łącznie z ogłoszeniem zwycięzców – trwała 4 minuty. 

„Jestem fanem życia w realu jednak, coraz częściej zmuszeni jesteśmy przechodzić do wirtualnej rzeczywistości. W ten niestandardowy sposób, podczas operacji na żywym organizmie chcieliśmy pokazać, co daje nam wirtualna rzeczywistość, pokazać że w onlinie wszystko jest możliwe i nie ma żadnych ograniczeń.” – podsumował wydarzenie pomysłodawca konferencji Artur Ucher. 

Zobacz też: Jak zorganizować warsztaty i wypromować swoją firmę?

Event online – 5 złotych zasad spotkań online według mówców New Reality Kick-Off

1. 
   Zdobądź i zatrzymaj uwagę odbiorcy. Wydarzenia online wymagają od uczestników dużej staranności. Scenariusz i reżyseria muszą być przemyślane i zaplanowane klatka po klatce, a  wypowiedzi uczestników merytoryczne, bez tzw. „lania wody”.  Inaczej łatwo stracić uwagę odbiorców.
2. Mniej znaczy więcej. To zasada, która od lat sprawdza się w telewizji. Musisz zrozumieć, że to co ty masz w małym palcu, dla kogoś może być rocket science. Trzeba tak unifikować i upraszczać komunikat, żeby był dla wszystkich maksymalnie dostępny i uniwersalny.
3. Efekt pierwszeństwa i efekt świeżości. Psychologowie twierdzą, że najlepiej pamięta się pierwszą i ostatnią informację. Spróbuj poszerzyć tę regułę o trzeci punkt. Zastanów się, jakie są trzy najważniejsze informacje, które po spotkaniu z tobą powinien wynieść twój słuchacz. Prawdopodobnie tylko te trzy zostaną zapamiętane i wykorzystane. Percepcja słuchacza, który przebywa w domu jest inna niż w rozmowie tête-à-tête, w sali konferencyjnej. 
4. Pokaż swój entuzjazm! Online sprawia, że większość ludzi zaczyna mówić płasko i bez emocji. Gdy dojdzie do tego klikanie myszką, szum, zakłócenia w połączeniu, głos prelegenta całkiem się spłaszcza. Jeśli chcesz dotrzeć z przekazem, musisz się zaangażować i włączyć swój entuzjazm. Profesor Bralczyk zaleca wyrazistość wypowiedzi, odpowiednią mimikę i intonację.
5. Patrz na zegarek.  Konferencje nadawane i odbierane w domu często rozciągają się w czasie jak guma, co nie sprzyja percepcji widza. Z góry należy założyć, ile spotkanie potrwa. Idealna konferencja powinna trwać nie więcej niż 60 min. Nawet narada na wysokim szczeblu powinna mieć ramę czasową. Ważny jest konkret – mamy godzinę na załatwienia sprawy, przedstawiamy agendę, przeznaczamy na każdy jej punkt określoną ilość czasu. Wszystkie tematy i zagadnienia pokazujemy w sposób atrakcyjny i zrozumiały.
6. Bądź jak profesjonalny prezenter. Mówiąc, postaraj się zapomnieć, że to świat wirtualny, zwracaj się do kogoś, kogo sobie wyobrażasz, bądź własnym słuchaczem, czyli słuchaj tego, co mówisz. 

Zobacz też: 7 kroków do udanego eventu firmowego