Który kalendarz najbardziej pomaga w pracy?

Kalendarze od zawsze pomagały w pracy. Pomagały w kontroli i zarządzaniu czasem, a także pilnowaniem terminów. Niezależnie od tego, jakiego typu, kalendarz powinien być w firmie. Każdy rodzaj ma swoje wady i zalety, które mogą wpływać na charakter i efektywność pracy. Warto przed wyborem i organizacją pracy zdecydować, z jakiego kalendarza najlepiej korzystać.

Najpierw określ potrzeby

Zanim w ogóle zacznie się myśleć o tym, z jakiego kalendarza powinno się korzystać, najpierw trzeba przeanalizować charakter pracy w firmie. Najważniejsze pytania, na jakie trzeba sobie odpowiedzieć to:

• Czy cele są wspólne dla całego zespołu, czy może indywidualne dla każdego pracownika?
• Jak dużo jest celów w ciągu tygodnia/miesiąca?
• Czy wszelkie cele należy szeroko rozpisywać, czy jednak wszyscy pracownicy w pełni rozumieją hasłowe nazwy projektów?
• Jak dobrze pracownicy wykonują swoje obowiązki bez ciągle widocznych terminów?

Po odpowiedzeniu sobie na te pytania i uświadomieniu sobie swoich preferencji oraz potrzeb wybór odpowiedniego kalendarza nie może być już prostszy! Warto jednak najpierw się zapoznać z poszczególnymi typami.

Kalendarz wiszący

Kalendarz wiszący w biurze będzie jeden, raczej niezbyt logicznym byłoby wieszać je na każdej ścianie, gdyż nie dość, że powodowałoby zbędny rozgardiasz w związku z zapisywaniem na każdym z nich tego samego, to byłoby to niewiarygodnie niewygodne.

O ile kwestia zapisywania terminów w jednym kalendarzu jest bardzo prosta, problemem może być to, że nie każdy będzie miał szansę spojrzeć na niego w wirze pracy, przez co niektóre projekty mogą się opóźniać z powodu zwykłej nieświadomości terminów. Z jednej strony można byłoby obarczyć winą pracowników, jednak z drugiej strony – rolą przełożonego jest taka optymalizacja pracy, by nie było problemów.

Dużym problemem może też być fakt ograniczonego miejsca na rozpisanie poszczególnych terminów, co może skutkować ciągle powtarzającymi się dodatkowymi pytaniami lub nieścisłościami.

Kalendarze książkowe

Kalendarze książkowe za to są indywidualne, co sprawia, że przełożony nie jest w stanie kontrolować, co się w nich znajduje. O ile problemem nie byłoby wpisywanie przez pracowników terminów swoich osobistych spraw, ale np. niewpisanie terminu związanego z projektem w pracy może powodować różnego rodzaju problemy. Z drugiej strony dużo miejsca na różnego rodzaju notatki mogą podnieść efektywność pracowników.

Mały rozmiar tego typu kalendarzy może też spowodować, że pracownicy będą je też nosić ze sobą poza pracą, co może spowodować np. zgubienie lub to, że zapomną wziąć go z domu, przez co nie będą mieli do niego dostępu podczas pracy.

Kalendarz biurkowy

Kalendarz biurkowy wydaje się najlepszym pomysłem – jest indywidualny, przez co pracownicy mają terminy przed oczami w ciągu całego dnia pracy, a ze względu na mały rozmiar nie zajmuje dużo miejsca na blacie. Przy tym zabranie go do domu nie jest zbyt poręczne, więc nie ma opcji, by pracownik mógł o nim zapomnieć.

Ważne jest też to, że odpowiednio spersonalizowany kalendarz biurkowy (jak można to zrobić np. na drukarniaonline.pl) może mieć przestrzeń na notatki, które pozwolą efektywnie pracować bez zbędnych pytań do przełożonego.