Metodyka Scrum – sposób na efektywne planowanie i realizację projektów

Efektywne działanie to jeden z najważniejszych elementów w każdym przedsiębiorstwie. Jak jednak zarządzać dużym zespołem, pilnować terminów i mieć pewność, że każdy dokładnie wie, co robić? Tu z pomocą przychodzi metodyka Scrum pierwotnie stosowana przez branżę IT. Zalety płynące z tej struktury są jednak na tyle duże, że Scrum na dobre zagościł także w wielu innych branżach.

Czym jest scrum?

Scrum to metoda postępowania ułatwiająca współpracę w zespole. Jest to więc konkretny zbiór zasad, działań, spotkań i schematów postępowania, dzięki którym zespół może działać efektywnie i osiągać konkretne cele.

Ubranie projektu w konkretne ramy ma zachęcić zespół do ciągłej pracy, uczenia się na podstawie doświadczeń i ciągłego doskonalenia swoich działań.

Scrum jest przy tym podzielony na krótkie, cykliczne części nazywane sprintami. Z tego powodu stanowi jedną z metod działania zgodnie z planowaniem projektów metodą Agile.

Scrum a Agile – jaka jest różnica?

Słowo „scrum” najczęściej pojawia się w kontekście planowania projektów w duchu Agile. Dla niektórych stanowi wręcz synonim. W praktyce jednak są to dwa różne pojęcia, których nie należy ze sobą mylić.

Scrum to konkretna metodyka, ramy postępowania, dzięki którym zespół jest w stanie dostosować się do zmiennych warunków i wymagań, wprowadzać udoskonalenia, modyfikować priorytety i działać jak najbardziej efektywnie.

Agile to natomiast sposób myślenia zbudowany na 4 podstawowych wartościach i 12 zasadach. Taki sposób myślenia może znajdować odzwierciedlenie w działaniach opartych na różnych metodykach. Wprawdzie najwięcej zespołów pracuje właśnie w systemie Scrum (i stąd pewnie utożsamianie ze sobą tych dwóch pojęć). Nie jest to jednak jedyna opcja – równie dobrze założenia Agile można realizować np. planując projekty w systemie Kaban.

Role w systemie Scrum

Metodyka Scrum charakteryzuje się dużym ustrukturyzowaniem. Obowiązują tu konkretne zasady i schematy. Co więcej, każda osoba w tym procesie ma swoją rolę.

1. Product Owner (PO) – to osoba, która rozumie klienta i główne wartości. Monitoruje rynek, klienta i zbiera informacje zwrotne. W dużym skrócie można powiedzieć, że stale zadaje sobie pytanie, co zespół może zrobić i jakie zadania podjąć, by dostarczał jak największą wartość dla firmy. To on uporządkowuje też cele, ustala priorytety i elementy backlogu.
2. Scrum master – osoba odpowiedzialna za poprawne działanie w ramach Scrum, spajająca cały ten system w całość. Czuwa nad stosowaniem jego zasad, pomaga optymalizować działania. Pilnuje, by zespół nie wziął na siebie zbyt wielu prac. Zajmuje się także prowadzeniem poszczególnych spotkań w ramach sprintu: daily, retrospektyw oraz przeglądów sprintu.
3. Deweloperzy – członkowie zespołu wykonujący konkretne zadania. Prognozują ilość pracy, jaką są w stanie wykonać w ramach danego sprintu i dbają o zrealizowanie poszczególnych zadań.

W procesie Scrum znaczenie mają 3 pojęcia:

• Backlog produktu – podstawowa lista prac do wykonania (odpowiada na pytanie „co chcemy osiągnąć”). Prowadzona jest przez product ownera, który czuwa również na ustawianiu zadań w odpowiedniej kolejności – według priorytetów. Jest to lista w ciągłym użyciu.
• Backlog sprintu – lista elementów (zadań) do wykonania podczas bieżącego sprintu. Zakres backlogu ustala się podczas planowania sprintu. Jest to lista dostępna dla całego zespołu, który dzięki temu dokładnie wie, co robić i w jakiej kolejności oraz ile zadań ma do wykonania. Zespół wykonuje więc potem prace z backlogu punkt po punkcie, zgodnie z priorytetem.
• Przyrost – cel sprintu, ukończona przez zespół praca (za ukończoną uznaje się pracę, która spełnia ustalone wcześniej kryteria).

Jak przebiega proces Scrum?

Cały proces Scrum zakłada podział prac na krótkie fragmenty czasowe (sprinty), które w sumie obejmują 4 rodzaje działań.

Planowanie sprintu – na podstawie backlogu produktu uporządkowanego przez PO zespół uzgadnia priorytety i listę zadań do wykonania w danym sprincie (backlog sprintu). Każdy członek zespołu Scrum na koniec takiego spotkania musi dokładnie wiedzieć, co ma robić. Wtedy zespół może przystąpić do realizacji zadań.

Daily Stand-up – krótkie spotkania prowadzone przez Scrum Mastera, podczas których zespół omawia, co udało mu się zrobić, co zamierza zrobić danego dnia i jakie ewentualne przeszkody się pojawiły. To moment na próbę znalezienia rozwiązań ewentualnych problemów.

Sprint Review – analiza zrealizowanych zadań w ramach sprintu. Sprawdzenie, czy udało się osiągnąć cele, jakie pojawiły się przeszkody. Ustalenie strategii na kolejne sprinty, zaktualizowanie priorytetów

Retrospektywy (Sprint Retrospective) – omówienie sukcesów oraz porażek i przygotowanie się do wprowadzenia usprawnień.

Wtedy rozpoczyna się planowanie kolejnego sprintu i tak w kółko aż osiągniemy cel lub wyczerpiemy Backlog.

Zalety Scrum

• Łatwość struktury – zasady są proste do zrozumienia. Nie ma tu wątpliwości i chaosu. Jest porządek i ściśle określone role, co ułatwia planowanie,
• Możliwość reagowania na zmiany – Scrum pozwala dopasowywać rozwiązanie do potrzeb biznesu, wprowadzać usprawnienia i stale realizować przeprowadzane działania,
• Wprowadzenie struktury do długodystansowych celów – pozwala podzielić projekt na mniejsze etapy i zapewnić jak najsprawniejszą realizację,
• Ułatwienie dalszego rozwoju – ciągła analiza i uzyskiwanie feedbacku oznacza też efektywność i sprawniejszą realizację,
• Konkrety – każda osoba wie, co dokładnie ma robić.