Jak planować pracę w zespole, by zachować elastyczność i maksymalną wydajność? Jednym z najlepszych rozwiązań wydaje się metodyka Kanban. Jej początki sięgają już lat 40. XX wieku, ale wciąż chętnie wykorzystywana jest przez zespoły i duże przedsiębiorstwa. Czym charakteryzuje się ten system i dlaczego warto go przynajmniej wypróbować przy planowaniu swoich projektów?
Spis treści
Co to jest Kanban?
Metodyka Kanban to taki sposób organizacji pracy, w którym na pierwszym miejscu stawia się pełną przejrzystość wykonywanych prac oraz bieżące informowanie o zmieniającej się sytuacji.
Co to oznacza w praktyce? Planowanie projektów w systemie Kanban opiera się przede wszystkim na wykorzystaniu tablicy. Niektóre firmy stosują ją w tradycyjnej, fizycznej formie, nie brak jednak też takich przedsiębiorstw, które dostosowały założenia techniki do współczesnych możliwości i które korzystają z tablicy w formie cyfrowej.
Dzięki wykorzystaniu tablicy Kanban wszyscy członkowie zespołu pozostają na bieżąco, jeśli chodzi o postępy nad projektem i poszczególnymi elementami. Wiedzą, kto zajmuje się jakim zadaniem i kiedy mniej więcej je ukończy. W ten sposób mogą więc śledzić wszystkie interesujące ich dane, a także sprawnie określić ewentualne przeszkody na drodze do realizowania celów.
Główne założenia systemu Kanban
System Kanban kojarzony jest przede wszystkim z firmą Toyota. To właśnie tam w połowie XX wieku zmagano się z nieefektywnymi liniami produkcyjnymi. Problem ten wynikał m.in. z gromadzenia nadmiernych zapasów i trudności z prawidłową dystrybucją.
Właśnie dlatego wprowadzono w tym zakresie zmiany, wzorując się na mechanizmie supermarketów. Zapasy na półkach są tam uzupełniane dopiero w momencie, gdy pracownicy zauważą sygnał – braki w towarze. To znak, że czas udać się do magazynu i znów zapełnić półki.
Tak jest i w systemie Kanban. Tu wizualny sygnał ma skłaniać do konkretnego działania. Zadanie jest więc rozpoczynane dopiero po otrzymaniu konkretnego sygnału i pod warunkiem dysponowania odpowiednimi zasobami (tzw. system pull). Proces jest więc stale zoptymalizowany, a jednocześnie pozbawiony zarówno nadwyżek, jak i niedoborów.
Z tych założeń wyklarowały się główne zasady systemu Kanban, do których należą:
- wizualizacja w postaci tablic Kanban pokazujących, co jest do zrobienia i kto zajmuje się jakim zadaniem.
- ograniczenie zadań będących w toku – dzięki temu rzeczywiście można skupić się na swoich zadaniach i usprawnić pracę. Badania pokazały, że porzucanie jednego tematu i skupianie się na kolejnym oznacza stratę aż 20% czasu na zmianę kontekstu. Najlepiej więc doprowadzać zadania do końca,
- optymalizacja przepływu pracy,
- ewolucyjne wprowadzanie zmian i usprawnień – metodyka Kanban pozostaje zgodna z japońskim Kaizen, czyli podejściem zakładającym usprawnianie procesu małymi krokami, bez dokonywania rewolucyjnych zmian,
Dlaczego warto planować w systemie Kanban?
Metodyka Kanban ma wiele zalet, które sprawiają, że system ten chętnie wykorzystuje wiele sprawnie działających przedsiębiorstw. Te największe zalety to:
- elastyczność planowania – zespół koncentruje się na zadaniach będących w toku i wybranych jako te najważniejsze. W razie potrzeby można na bieżąco wprowadzać zmiany i nadawać wyższy priorytet konkretnym czynnościom z listy zadań,
- możliwość realistycznego planowania – system opiera się na planowaniu według wskaźnika czasu cyklu, czyli okresu od momentu rozpoczęcia zadania aż do dostarczenia pracy. Dzięki skupieniu na tym czynniku z biegiem czasu zespół coraz precyzyjniej jest w stanie określić, jak długo będzie wykonywać dane zadanie, a tym samym sporządza coraz bardziej realne plany,
- efektywność – skupienie się na zaledwie kilku zadaniach poprawia wydajność i usprawnia pracę zespołu,
- wizualizacja pracy – używanie tablic Kanban pozwala nie tylko pozostać na bieżąco z pracą całego zespołu, ale także szybko identyfikować przeszkody i tym samym ciągle poprawiać wydajność oraz skuteczność.
Scrum a Kanban – jaka jest różnica?
Planowanie w systemie Agile zwykle odbywa się przy wykorzystaniu jednej z dwóch struktur – metodyki Scrum albo Kanaban. Każde z tych rozwiązań ma swoich zwolenników. Warto jednak przyjrzeć się podstawowym różnicom między tymi opcjami.
Metodyka Scrum opiera się przede wszystkim na cykliczności. W tym przypadku ustala się tzw. sprinty (odcinki czasowe, w których planuje się realizację konkretnych celów). Pod koniec każdego sprintu podsumowuje się wykonane zadania i planuje kolejny sprint. Co więcej, system Scrum wprowadza pewne konkretne role, takie jak Scrum Master oraz Product Owner.
Zupełnie inaczej sprawa wygląda w przypadku metodologii Kanban. Tutaj głównym założeniem jest ciągły przepływ i reagowanie na aktualne potrzeby – dostarczanie zasobów według uznania zespołu. Nie ma też konkretnych ról i tak uporządkowanej struktury. Zespół może też wprowadzać zmiany na bieżąco, co w przypadku systemu Scrum się nie zdarza.
