Rekrutacja to jeden z podstawowych obowiązków menadżera lub właściciela firmy. Dlatego dobrze jest wiedzieć, jakie błędy kierownicy i przedsiębiorcy popełniają najczęściej podejmując decyzje rekrutacyjne oraz jak się ich ustrzec. Bartosz Grajewski, właściciel RECRUIT.PL, przygotował dla nas zestawienie 8 najczęstszych wpadek rekrutacyjnych.
1. Założenie, że maksymalny czas rekrutacji potrwa 1 miesiąc
Standardowe rekrutacje trwają ok. 30 dni, jednakże niektórzy menedżerowie nie są w stanie podjąć decyzji w ciągu 1 miesiąca. Zwykle powodem jest zbyt mała liczba dobrych kandydatów lub kłopoty z czasem (a ściślej jego brak), nieuwzględnienie sytuacji losowych, świąt, urlopów oraz – po podjęciu decyzji – okresu wypowiedzenia kandydata.
Rozwiązaniem jest zaplanowanie realistycznego harmonogramu rekrutacji i wybór dobrego źródła kandydatów. Pozwala to znacznie obniżyć ryzyko fiaska i porażki rekrutacyjnej.
2. Organizowanie rekrutacji na ostatnią chwilę
W Polsce w przypadku rekrutacji korzysta się najczęściej z ogłoszeń. Jednak w ich wypadku zebranie odpowiedniej liczby dobrych kandydatów może trwać ponad 30 dni. Jeżeli wszystko idzie sprawnie, rekrutację aktywną można zorganizować w ciągu 2-3 tygodni (od przygotowania kompletnych wymagań po decyzję o zatrudnieniu i podpisanie umowy). Jednakże często po drodze pojawiają się „nieprzewidziane okoliczności” wydłużające cały proces, przykładowo: zmiany wymagań, urlop kandydata lub osoby decyzyjnej ze strony firmy lub firmy rekrutacyjnej zaangażowanej w proces, oczekiwanie na „jeszcze jedną ciekawą aplikację do porównania”, konieczność weryfikacji dodatkowych dokumentów – referencji, błąd ludzki – np. pominięcie kandydata i wiele innych. Dlatego bezpiecznie jest założyć, że cały proces potrwa około 2 – 3 miesięcy.
W przypadku rekrutacji IT proces może się wydłużyć do 2-4 miesięcy z uwagi na duży popyt i małą liczbę kandydatów na rynku. Natomiast przy rekrutacji kierowników i menedżerów należy założyć, że proces potrwa od 3 do 6 miesięcy z uwagi na okresy wypowiedzenia i zakazy konkurencji. Przy rekrutacjach na bardzo wysokie stanowiska (zarząd i top management) pozyskanie i ocena kandydatów może trwać dłużej.
3. Rekrutacja „z polecenia”
Bardzo wiele rekrutacji prowadzi się w dość prosty sposób – na podstawie prywatnych poleceń, czasem dodatkowo wrzucając ogłoszenie na portal. Niestety dosyć często prowadzi to do błędnych, kosztownych decyzji.
Same polecenia jako źródło kandydatów są dobre, jednak należy posiadać jeszcze co najmniej 2 inne źródła: ogłoszenia, stronę kariery lub agencję rekrutacyjną, by móc porównać kandydatów i zwiększyć ich różnorodność. Dodatkowo należy wyeliminować ryzyko poleceń zatrudnienia spokrewnionych osób, bo w dłuższej perspektywie prowadzi to zwykle do problemów z efektywnością.
4. Poleganie tylko na intuicji i rozmowie z kandydatem
Najczęściej – nawet w przypadku 98% rekrutacji Polsce – decyzja o zatrudnieniu jest podejmowana na podstawie wrażeń z rozmów rekrutacyjnych (bywa, że jednej rozmowy). Taki sposób oceniania jest najmniej skuteczny, a jego trafność jest zbliżona do wyboru losowego. Należy pamiętać, że aby móc porównać kandydatów należy ich poddawać mniej więcej takiemu samemu wywiadowi rekrutacyjnemu, np. zadając podobne (te same) pytania.
Innym rozwiązaniem jest dwu etapowy proces oparty na wywiadzie pogłębionym ze strukturą (m.in. zadawanie ściśle określonych pytań), sprawdzeniu referencji oraz testach kompetencji lub próbce pracy (np. dzień próbny). Skorzystanie z usług dobrej agencji rekrutacyjnej również zwiększa trafność, bo specjalizowane firmy z reguły mają narzędzia do weryfikacji dopasowania kandydatów (testy, standardy rozmów, sprawdzenie referencji) – trzeba jednak pamiętać, by o to zapytać.
5. Założenie, że warto poczekać na „jeszcze jednego kandydata”
Przy okazji rekrutacji można popełnić jeszcze jeden błąd – zwlekając z decyzją
ponad miesiąc od rozmowy z kandydatem przedsiębiorca czy manager zmniejszają szanse na przyjęcie oferty o 50%. W wypadku stanowisk IT czekanie z decyzją nawet tydzień znacząco obniża szanse zatrudnienia kandydata. Nie oznacza to, że warto decydować się na słabych pracowników – jednak jeżeli rozmawiamy z takim, który spełnia nasze oczekiwania, jest w budżecie oraz jest dostępny w miarę szybko, to nie ma co zwlekać. Inaczej ci lepsi uciekną.
6. Założenie, że łatwo jest rekrutować dla krótko działającej firmy (lub do firmy o złej opinii)
Kandydaci z doświadczeniem branżowym niechętnie dołączają do młodych firm, bo najczęściej wymagają specjalnych warunków (bonusów, dodatków), na które nie stać młodych przedsiębiorców. Rozwiązaniem jest zaoferowanie elastycznego czasu pracy lub innych niematerialnych bonusów. Należą do nich dobrze zlokalizowane, ładne miejsce pracy, atmosfera bez KPI i innych korporacyjnych wynalazków, darmowe owoce/kawa i generalnie przyjazna atmosfera. W finansowym aspekcie ważna może być obietnica udziału w zyskach w postaci premii rocznej.
Firmy z dłuższą historią działalności mogą mieć problem ze złą opinią powstałą przez domniemaną złą atmosferę w firmie, niepoprawnie prowadzony proces rekrutacyjny (np. nieprofesjonalna rozmowa, nie informowanie kandydatów o wyniku) czy generalnie złe opinie o firmie w mediach społecznościowych.
Złą opinię dość trudno jest zmienić, a proces taki jest długotrwały i kosztowny. Dlatego warto od początku zadbać o to, by rekrutacja przebiegała w systematyczny i profesjonalny sposób. Inaczej przyjdzie zapłacić drożej za rekrutację, a do tego będzie ona trwała znacznie dłużej.
7. Nie informowanie kandydatów o wyniku
Często tak bywa, że po 2-4 tygodniach dany kandydat nie chce już rozmawiać z firmą, bo albo znalazł już pracę albo poczuł się urażony brakiem kontaktu z jej strony (zwłaszcza jeżeli doszło do spotkania i w czasie rozmowy złożono obietnicę w stylu „tak, oddzwonimy, na pewno poinformujemy Pana w ciągu 2 tygodni”). Dzieje się tak, ponieważ kandydaci wiążą nadzieję z wynikiem rekrutacji i brak informacji jest dla nich bardzo stresujący. Zdecydowanie lepiej jest napisać krótką odmowę bez uzasadnienia i podziękowanie za udział w rekrutacji niż pozostawić kandydata bez odpowiedzi. Najlepszym rozwiązaniem jest informowanie kandydata na bieżąco o jego statusie w danym procesie, a w wypadku decyzji odmownej podanie w dyplomatyczny sposób ogólnego – zgodnego z prawdą – powodu decyzji negatywnej (np. zbyt małe doświadczenie, zbyt duże wymagania finansowe w stosunku do proponowanej na tym stanowisku pensji, brak znajomości języka obcego na odpowiednim poziomie, większe dopasowanie innych kandydatów, zawieszenie rekrutacji bez rozstrzygnięcia, brak możliwości sprawdzenia referencji).
8. Nadmierne wymagania
Dosyć często się zdarza, że gorliwy manager lub przedsiębiorca w szale dobrych chęci stawia nierealne wymagania kandydatom. W prosty sposób ogranicza to liczbę aplikujących i zmniejsza szanse na szybkie zakończenie poszukiwań. Problem ten dotyczy zarówno stanowisk specjalistycznych jak i liniowych. Rozwiązaniem jest zastanowienie się, jakie kluczowe kompetencje są potrzebne na danym stanowisku i twarde trzymanie się tej krótkiej listy (3 – 7 punktów) niezbędnych umiejętności. Wszystkie inne mogą być „mile widziane”.
***
Bartosz Grajewski – właściciel portalu RECRUIT.PL, oferującego wsparcie w zakresie poszukiwania kandydatów na pracowników z branży IT, Engineering, Produkcja. Zakres usług portalu obejmuje możliwość publikacji ofert, bezpośrednie dotarcie do branżowych kandydatów, prowadzenie firmowych stron kariery i doradztwo personalne. W ciągu 9 lat działalności RECRUIT.PL przeprowadził ponad 300 rekrutacji i pomógł w zatrudnieniu ponad 100 inżynierów produkcji oraz inżynierów oprogramowania.
