Nie zawsze produkt, który jest najlepszy, rzeczywiście najlepiej się sprzedaje. Wiele zależy od tego, w jaki sposób się o nim opowiada. Podobnie sytuacja wygląda, jeśli chodzi o nawiązanie ewentualnej współpracy albo zdobycie nowego klienta – duże znaczenie w tym kontekście będzie mieć skuteczna oferta handlowa.
Spis treści
Jaka powinna być dobra oferta handlowa?
Niektórym przedsiębiorcom wydaje się, że wystarczy raz opracować pewien schemat wiadomości albo przygotować plik pdf i na tym cały wysiłek się kończy. Potem za każdym razem będzie się już tylko stosować metodę kopiuj-wklej i zdobywać kolejnych klientów.
Niestety nie jest to prawda. Skuteczna oferta handlowa wymaga znacznie większego wysiłku. I co więcej, nie będzie to wysiłek jednorazowy. Można wprawdzie opracować pewien szkielet, ale wciąż 20-30% treści każdorazowo trzeba będzie tworzyć na nowo.
Czy można jakoś skrócić ten czas? Oczywiście, ale przełoży się to także na gorsze efekty. Te ok. 30% oferty za każdym razem tworzy się od nowa właśnie po to, by była jak najbardziej dopasowana pod konkretnego klienta. Alternatywę stanowi opracowanie uniwersalnych tekstów. A rozwiązanie dla wszystkich klientów tak naprawdę jest rozwiązaniem dla nikogo.
Odpowiadając więc jednym zdaniem na pytanie z nagłówka, dobra oferta handlowa to taka, której za każdym razem poświęca się dużo uwagi i która przed każdym wysłaniem tworzona jest w pewnym stopniu od nowa.
Ile stron powinna mieć oferta handlowa?
Tyle mówi się, że obecnie mało kto czyta długie treści, więc może wydawać się, że oferta handlowa powinna być jak CV – maksymalnie skondensowana, najlepiej na 1 stronie.
W praktyce jest jednak inaczej – starannie opracowane oferty handlowe potrafią mieć od 6 do nawet 12 stron. Oczywiście tutaj trzeba uważać, żeby nie przesadzić. Zbyt duża liczba stron może się wydać klientowi przytłaczająca. Z drugiej strony 1 strona to zdecydowanie za mało. Po pierwsze, nie zmieszczą się na niej wszystkie ważne elementy, po drugie – wypadnie mocno nieprofesjonalnie, jeśli konkurencja przygotuje znacznie pokaźniejszy plik.
Tutaj od razu nasuwa się pytanie – czy ktoś w ogóle będzie to czytał? Trudno dać tu jakąkolwiek gwarancję. Zakładając jednak, że klient chce wybrać jak najlepszą osobę do współpracy i zależy mu, by uważnie podjąć decyzję, rzeczywiście zapozna się z nadesłaną treścią.
Pierwszy krok – research dotyczący klienta
Jeśli klient prosi o ofertę, prawdopodobnie już na wstępie pisze o swoich problemach albo oczekiwaniach. Warto jednak dodatkowo poszerzyć te informacje, dzięki researchowi, który pozwoli lepiej poznać daną osobę (firmę) i jej potrzeby.
Jest to o tyle ważne, że dobra znajomość klienta otwiera też drogę do skonstruowania precyzyjnie dopasowanej oferty. A przecież wiadomo nie od dziś, że jeśli dana osoba czuje, że znalazła coś „idealnego dla siebie”, to właśnie to rozwiązanie wybierze, zamiast mniej dopasowanych ofert konkurencji.
Jak powinna wyglądać skuteczna oferta handlowa?
Jak już wiadomo, ofertę zawsze trzeba dopasować pod konkretne potrzeby i oczekiwania klienta. Nie da się więc przedstawić jednego, bardzo szczegółowego sposobu na skonstruowanie idealnej oferty, Na pewno jednak istnieje pewna struktura takiego pliku, która dobrze sprawdza się w każdej branży.
Jakie w takim razie elementy powinna zawierać skuteczna oferta handlowa i jaka ma być ich kolejność?
- Strona tytułowa – znajdą się tu wszystkie podstawowe informacje: czego dotyczy oferta, dla kogo jest, kto ją przygotował.
- Wstęp – to moment, w którym można zbudzić zainteresowanie potencjalnego klienta i pokazać, że oferta może odpowiadać na jego potrzeby. Wystarczy opisanie problemu w kilku zdaniach, bardzo ogólne pokazanie rozwiązania, spodziewanych efektów i wezwanie do działania, czyli w tym przypadku zachęcenie do zapoznania się z ciągiem dalszym
- Wyzwanie – jego opisanie jest o tyle ważne, że nie każdy klient wie, na czym dokładnie polega jego problem. W zależności od typu konkretnego klienta (np. klient szukający lub klient zdecydowany) tę część rozwija się mniej lub bardziej szczegółowo.
- Rozwiązanie – czas przedstawić swój produkt/ usługę jako rozwiązanie wyżej opisanego problemu. Warto stosować język korzyści i strat, ale trzeba przy tym pamiętać, że liczą się konkrety. To także miejsce na opisanie warunków współpracy, etapów, terminarza itd.
- O przedsiębiorcy – kolejny punkt to opowiedzenie nieco więcej o sobie. Chodzi przede wszystkim o przedstawienie swojego podejścia do rozwiązywania problemów i swoich mocnych stron,
- Cennik – dopiero w tym miejscu przedstawia się wycenę. Jest to o tyle ważne, że jeśli wcześniejsze etapy zostaną dopracowane, cena nie będzie mieć tak dużego znaczenia. O ile klient czuje, że trafił na kogoś, kto idealnie rozumie jego problemy i może mu w nich pomóc, będzie gotowy zapłacić odpowiednią kwotę. Jeśli natomiast cennik zostanie umieszczony wyżej, tego wrażenia nie da się osiągnąć.
- Podsumowanie i kontakt – nie chodzi tu o streszczenie całej oferty, a raczej o 1-2 zdania zachęcające do odpowiedzi na ofertę i nawiązanie współpracy. To także miejsce na dane kontaktowe.
Przygotowana w ten sposób oferta handlowa prezentuje się profesjonalnie, ale przede wszystkim – zawiera wszystkie informacje, których potencjalny klient potrzebuje, aby podjąć decyzję o współpracy.
