Jak skutecznie organizować pracę w zespole i realizować firmowe projekty? Pomóc może oczywiście odpowiednia organizacja. Zamiast jednak samodzielnie obmyślać, wdrażać i ulepszać schematy, warto sięgnąć po sprawdzone metodyki zarządzania projektami. Nie bez powodu są tak chętnie wykorzystywane przez liczne przedsiębiorstwa, w tym także największe korporacje. Jakie są więc możliwości i czym charakteryzują się poszczególne rozwiązania?
Spis treści
Metodyki zarządzania projektami, czyli co?
Zanim jednak o samych metodykach, warto wyjaśnić, co w ogóle kryje się pod tym pojęciem. To nic innego niż opracowane struktury działania, które mają pozwolić na łatwą i efektywną organizację pracy. Bardzo często wykorzystywane są w branży IT, ale świetnie zdają egzamin również w innych gałęziach biznesu.
Metodyk jest naprawdę wiele, a każda z nich ma swoich zwolenników. I nic dziwnego, bo tam, gdzie jedno rozwiązanie sprawdzi się świetnie, już niekoniecznie zupełnie inna metodyka będzie mogła zdać egzamin. Właśnie dlatego zamiast korzystać z konkretnego rozwiązania tylko dlatego, że firma X tak robi, warto poznać te najczęstsze opcje i wybrać tę dostosowaną do swoich potrzeb i możliwości.
1. Agile
Na początek Agile, czyli pojęcie często pojawiające się obok metodyki zarządzania projektami Scrum. Agile to pewne podejście do zarządzania pracą opierające się przede wszystkim na takich wartościach, jak samoorganizacja pracy w zespole, jasność co do zadań do wykonania i dostarczanie projektu w małych częściach.
Odbiorca produktu lub usługi nie otrzymuje więc gotowego, pełnego rozwiązania, ale na bieżąco zapoznaje się z konkretnymi etapami pracy. Dzięki temu może od razu zgłaszać swoje uwagi, a zespół ma możliwość wprowadzania zmian na bieżąco. Jak więc wskazuje sama nazwa, w tym przypadku przyjmuje więc zwinne podejście, które pozwala reagować na zmiany.
Agile trudno jednak uznać za osobną metodologię. To raczej szersze pojęcie, pewien konkretny sposób myślenia o realizacji projektów. Te same założenia planowania projektów metodą Agile można natomiast realizować za pomocą zupełnie różnych podejść – bardzo ustrukturyzowanej metodyki Scrum, jak i pozostawiającej znacznie większą swobodę metodyki Kanban.
2. Scrum
Jak już zostało wspomniane, metodyka Scrum jest sposobem realizacji założeń Agile. Zakłada konkretną strukturę i podział na poszczególne role. W ramach Scruma działa więc Product Owner, który odpowiada przede wszystkim za wyznaczanie celów, a także Scrum Master zarządzający cyklicznymi spotkaniami.
Zespół działa w ramach tzw. sprintów, czyli odcinków czasowych zwykle wynoszących 2-4 tygodnie. Planuje pracę na ten okres, wyznaczając konkretne zadania możliwe do realizacji w ramach sprintu. W tym celu najpierw spośród wszystkich pomysłów (listy nazywanej Backlogiem produktu) wybiera się kilka najważniejszych zadań (tzw. Backlog Sprintu). Co więcej, zespół codziennie uczestniczy w krótkich spotkaniach, na których podsumowuje pracę z poprzedniego dnia, mówi o planowanych zadaniach na kolejny dzień i ewentualnych przeszkodach w realizacji celów.
Każdy sprint kończy się natomiast retrospektywą i podsumowaniem. To moment na omówienie, co udało się zrobić, a także na wyciągnięcie wniosków.
Metodyka Scrum zakłada więc konieczność wdrożenia konkretnych struktur i postępowania ściśle według schematów. Jeśli dane zadanie znajdzie się w Backlogu Sprintu, to zespół ma je wykonać, natomiast nowe pomysły pojawiające się w trakcie czekają na omówienie dopiero przy planowaniu kolejnego Sprintu. W ten sposób można więc ściśle skupić się na dążeniu do celu zamiast za każdym razem zmieniać strategię.
3. Kanban
Zupełnie inaczej sprawa wygląda już natomiast, jeśli chodzi o Kanban. W przeciwieństwie do metodyki zarządzania projektami Scrum tutaj istnieje znacznie większa swoboda. Wszystko opiera się na płynnym przepływie pracy. Nie ma podziałów na Sprinty ani wyznaczonych ról. Główną pomocą jest natomiast specjalna tablica, na której znajdują się elementy do zrobienia, w toku oraz wykonane. Każdy członek zespołu widzi więc, na jakim dokładnie etapie znajdują się poszczególne zadania i kto za nie odpowiada.
Metodyka Kanban wprowadza więc znacznie więcej możliwości pod kątem wprowadzania zmian, testowania i wdrażania nowych funkcjonalności. Jednocześnie też podobnie jak w Scrumie zespół dokładnie wie, co ma robić – zadania są jasno określone i w dodatku wypisane na tablicy tak, że każdy na bieżąco może kontrolować postępy.
4. Waterfall
Ostatnie popularne rozwiązanie to metodyka Waterfall. Zakłada kaskadowe podejście do realizacji projektów. Oznacza to, że praca podzielona jest na etapy, które należy wykonać w konkretnej kolejności. Dopiero po zakończeniu pierwszego etapu można przejść do drugiego itd. Cały projekt jest tym samym z góry rozpisany. Przed rozpoczęciem prac ustala się też budżet i termin realizacji.
Waterfall nie sprawdzi się więc tam, gdzie trzeba na bieżąco reagować na zmiany albo gdzie kilka zadań prowadzonych jest jednocześnie. Cały projekt jest z góry ustalony, więc nie ma tu przestrzeni na wprowadzanie wielu udoskonaleń. Będzie natomiast doskonałą metodą m.in. w branży produkcyjnej, a także wszędzie tam, gdzie możliwość wykonania konkretnej pracy zależy od wcześniejszego zrealizowania innego zadania.
Metodyka Waterfall wprowadza jednak wyraźną strukturę porządkującą to, jakie kroki trzeba wykonać, by przejść z punktu A do punktu B. To wszystko poparte jest jeszcze dodatkowo dokumentacją i testami, dlatego zespół nie ma wątpliwości, kiedy dane zadanie można uznać za zrealizowane.
