Planowanie projektów metodą Agile – na czym polega to podejście i dlaczego cieszy się taką popularnością?

Jak zarządzać dużymi projektami? I jak efektywnie planować długodystansowe przedsięwzięcia? To pytanie, które zadają sobie osoby działające w naprawdę rozmaitych branżach. Jednym z najpopularniejszych rozwiązań jest obecnie planowanie projektów metodą Agile.

Czym jest system Agile?

Metodologia Agile to system zarządzania projektami mający umożliwić szybkie wypracowywanie konkretnych efektów. W największym skrócie można powiedzieć, że najważniejszymi cechami tego systemu jest elastyczność i informacja zwrotna.

Jest to więc idealne rozwiązanie w branży IT i stamtąd zresztą planowanie projektów metodą Agile się wywodzi. Nie oznacza to jednak, że nie znajdzie zastosowania również w innych branżach. Wręcz przeciwnie. Agile sprawdzi się w wielu miejscach, w których prace skupiają się na długofalowych projektach.

Główne założenia Agile

Agile opiera się na 4 podstawowych wartościach. Niektóre z nich dość mocno odnoszą się do tematyki IT, jednak jak najbardziej można je dostosować do realiów innych branż. W ramach Agile należy stawiać:

1. Ludzi i interakcje ponad narzędzia i procesy,
2. Działające oprogramowanie ponad skrupulatną dokumentację
3. Współpracę z klientem ponad negocjowanie umów
4. Dostosowywanie się do zmian ponad realizację wcześniej sporządzonego planu.

To jednak nie wszystko. Oprócz tych wyżej wymienionych, najważniejszych wartości, można dodać jeszcze 12 zasad. Zgodnie z nimi:

1. Szybki i ciągłe wdrażanie wartościowego oprogramowania to droga do zadowolenia klienta (oczywiście tu „wartościowe oprogramowanie” można w zależności od branży podmienić na inny element)
2. Zespół musi być gotowy na zmiany i to nawet, gdy plan pracy jest już naprawdę zaawansowany,
3. Klient powinien otrzymywać funkcjonujące oprogramowanie (produkt/usługę) często, w niewielkich odstępach,
4. W celu wypracowania efektów zespół musi ze sobą ściśle współpracować,
5. Projekty tworzą osoby zmotywowane do działania, które wzajemnie sobie ufają,
6. Ustalenia najlepiej przeprowadzać w formie rozmowy (twarzą w twarz/ w ramach spotkań online),
7. Postęp można mierzyć przede wszystkim poprzez działające oprogramowanie – przekładając to na inną branżę, potrzebne są twarde dowody na to, że plan jest konsekwentnie realizowany
8. Zrównoważony rozwój pozwala na utrzymanie stabilnego tempa pracy,
9. Zespół powinien ciągle pamiętać o dobrym projektowaniu,
10. Istotna jest prostota – minimalizowanie pracy,
11. To samoorganizujące się zespoły są w stanie wypracować najlepsze rozwiązania,
12. Konieczne jest regularne analizowanie możliwości poprawy wydajności i dostosowywanie swoich działań.

Jak działa system Agile?

Przedstawienie 4 głównych założeń i 12 zasad Agile to już pewien punkt wyjścia, który wiele mówi o całym systemie planowania. Jak sama nazwa zresztą wskazuje, duże znaczenie ma tu dostosowywanie się do nowych okoliczności i reagowanie na bieżącą sytuację. Wszystko po to, by działać jak najbardziej efektywnie.

Metoda Agile zakłada bowiem, że na początku dużego projektu nie jest się w stanie zaplanować całego jego przebiegu. Właśnie dlatego najlepiej zespołowo pracować nad danym zagadnieniem, rozwiązywać problemy, a na koniec otrzymać informację zwrotną i w ten sposób dostosować się do aktualnych potrzeb.

Agile może być przy tym zarówno bardzo ustrukturyzowany i opierać się na metodyce Scrum, w której istnieją konkretne role i konkretne ramy czasowe, jak i pozostawiać znacznie więcej swobody np. w ramach metodyki Kanban. Samo Agile nie jest więc konkretnym schematem postępowania, a raczej sposobem myślenia, który następnie można ubrać w konkretną strukturę wybranej metodyki.

Na pewno jednak planowanie projektów metodą Agile nie bez powodu cieszy się dużą popularnością. Ma stosunkowo wiele zalet.

1. Efektywność – podzielenie dużego projektu na małe etapy pozwala utrzymać większe skupienie i mobilzację, a także uniknąć przytłoczenia dużym projektem. Wymusza też częste analizowanie dotychczasowych osiągnięć i wprowadzanie ewentualnych ulepszeń.
2. Skupienie na celu – po ustaleniu zadań podczas spotkania poprzedzającego Sprint, dokładnie ustala się listę celów i zadania do wykonania. Dzięki temu cały zespół doskonale wie, co ma robić.
3. Stała i lepsza współpraca – Daily Stand-up to idealna okazja dla członków zespołu, by dzielić się swoimi doświadczeniami i pomagać sobie w ewentualnych przeszkodach, co z kolei przekłada się na szybsze realizowanie zadań
4. Jasne priorytety – dzięki Product Backlog nie ma ryzyka, że członkowie zespołu rozpoczną pracę od mało istotnych rzeczy. Nawet jeśli nie zdążą wykonać wszystkich założonych działań, to zajmą się tymi najważniejszymi.
5. Stały feedback – wśród głównych założeń Agile znajduje się dostarczanie klientowi małych etapów projektu tak, by jak najszybciej móc uzyskać feedback. Dzięki temu na bieżąco można reagować na zmiany i stale wprowadzać ulepszenia. Oznacza to lepszą jakość i większe zadowolenie klientów.
6. Elastyczność – jak wskazuje sama nazwa, Agile daje dużo możliwości pod kątem dostosowywania się do zmieniającej się sytuacji.