OMS to skrót od Order Management System – systemu do zarządzania zamówieniami. Zbiera je ze wszystkich kanałów sprzedaży i prowadzi przez cały proces realizacji.
System OMS – co to jest?
Firma, która sprzedaje przez własny sklep, Allegro, Empik i kanał hurtowy, dostaje zamówienia w czterech różnych panelach. OMS pobiera je automatycznie i ustawia w jednej kolejce. Od tej chwili każde zamówienie przechodzi przez te same etapy: potwierdzenie płatności, kompletowanie, pakowanie, wysyłkę, a w razie potrzeby zwrot albo reklamację. Pracownik widzi, na jakim etapie jest zamówienie, i nie musi sprawdzać, z którego kanału przyszło.
OMS nie zastępuje sklepu internetowego ani systemu ERP. Sklep i marketplace przyjmują zamówienia, ERP prowadzi dokumenty i księgowość, a OMS łączy jedno z drugim i pilnuje, żeby każda paczka wyszła na czas.
Jakie korzyści daje system OMS
Pierwsza zmiana to koniec ręcznego przepisywania zamówień. Przy kilkuset zamówieniach dziennie przepisywanie danych zajmuje godziny pracy, a literówka w adresie oznacza paczkę, która wraca do nadawcy.
Druga to wspólne stany magazynowe. Gdy towar sprzeda się na Allegro, OMS zmniejsza jego liczbę również w sklepie i na pozostałych platformach. Ten sam produkt nie zostanie sprzedany dwa razy, kiedy na półce została jedna sztuka.
Trzecia to automatyzacja. W systemie ustawia się reguły: po zaksięgowaniu wpłaty zamówienie zmienia status, powstaje etykieta kurierska, a klient dostaje wiadomość e-mail. Zespół zajmuje się tylko zamówieniami, które wymagają decyzji człowieka.
OMS pokazuje też liczbę i wartość zamówień w każdym kanale. Łatwiej wtedy ocenić, która platforma zarabia, a która głównie dokłada pracy.
Dla kogo jest system OMS
Sklep z kilkunastoma zamówieniami dziennie w jednym kanale poradzi sobie panelem administracyjnym. Osobny program do zarządzania sprzedażą ma sens wtedy, gdy kanałów jest kilka, a zamówień setki. Najczęściej korzystają z niego producenci, hurtownie i dystrybutorzy, którzy sprzedają jednocześnie firmom i klientom detalicznym, wysyłają z kilku magazynów i wymieniają dane z ERP, np. Comarch ERP XL albo Subiekt nexo. W takich firmach liczą się też uprawnienia: pracownik magazynu widzi tylko zamówienia do spakowania, a dział obsługi klienta zwroty i reklamacje.
Wdrożenie OMS – od czego zacząć?
Przed wyborem systemu spisz wszystkie kanały, z których przychodzą zamówienia, magazyny, z których wychodzą paczki, przewoźników, z którymi firma ma umowy, i ERP, w którym prowadzi dokumenty. Ta lista pokazuje, jakich integracji potrzebujesz. Jeśli któraś nie jest dostępna od ręki, jej przygotowanie wydłuża wdrożenie. Szukasz więc systemu, który obsłuży wszystkie te połączenia naraz.
Na polskim rynku takim systemem jest Centoro OMS. Obsługuje zamówienia ze sklepu, marketplace’ów i kanału hurtowego, a stany magazynowe aktualizuje w każdym z nich.
Przykładowo system OMS Centoro łączy się z Allegro, Empikiem, Erli, Morele i Decathlonem, ze sklepami na Shoperze, WooCommerce, PrestaShop i Shopify oraz z firmami kurierskimi, a numer przesyłki wraca do kanału, w którym klient złożył zamówienie. Kanały najlepiej podłączać po kolei: najpierw ten z największą liczbą zamówień, a kolejne dopiero wtedy, gdy statusy i reguły działają bez poprawek.
