Aby skutecznie i maksymalnie efektywnie zarządzać projektem, trzeba umiejętne przechodzić między fazami, z których się on składa. Pomóc w tym może organizowanie kick off meeting. Takie spotkanie ma przede wszystkim umożliwić dokładne omówienie całego projektu i związanych z nim wątpliwości. Jak więc właściwie podejść do tematu i zorganizować kick off meeting, który zmotywuje wszystkich uczestników?
Spis treści
Co to jest kick off meeting?
Kick off meeting oznacza rozpoczęcie nowego projektu. Jest to pierwsze spotkanie zespołu projektowego z właścicielem i inicjatorem pomysłu, podczas którego ustala się wszystkie najważniejsze kwestie – styl pracy grupy oraz reguły zachowań.
Ustalenia obejmują zarówno punkt widzenia klienta, jak i zespołu. Organizowanie kick off meeting stwarza szansę na wielowymiarowe zarządzanie projektem. Każdy uczestnik koncentruje się wówczas na swojej części projektu – określa jej mocne i słabe strony. Następnie wspólnie poszukuje się rozwiązania scalającego wszystkie aspekty. Spotkanie prowadzi project manager wyznaczony do projektu.
Kick off meeting – agenda spotkania inauguracyjnego
Agenda stanowi harmonogram spotkania, który wyznacza kierunek wydarzenia. Pozwala na spójne i harmonijne poprowadzenie spotkania. Warto przesłać ją wcześniej do uczestników, dzięki czemu będą mogli lepiej się na nie przygotować. Organizowanie kick off meeting zgodnie z opracowanym harmonogramem wpływa na pozytywny wizerunek firmy – pokazuje, że współpraca jest zorganizowana i poukładana.
Jak przeprowadzać kick off meeting?
Przed rozpoczęciem spotkania należy opracować agendę będącą planem ramowym określającym czas przewidziany na omówienie danego tematu. Spotkanie warto rozpocząć od rozmowy zapoznawczej, przedstawienia członków, ich doświadczenia i omówienia ról w projekcie. Następnie należy wyjaśnić genezę i ideę projektu – założenia i szczegóły. Kolejne kroki to już omówienie zakresu i szczegółów projektu na które składają się:
- cele projektu i kryteria sukcesu;
- grupa docelowa;
- zakres projektu, główne cechy i funkcjonalności produktu.
Ostatnim etapem jest omówienie organizacji pracy – sposobów działań, które wpłyną na większą efektywność oraz przeprowadzenie sesji pytań i odpowiedzi.
Jaki jest cel spotkania kick off meeting?
Celem organizowania kick off meeting jest pewność, że uczestnicy są poinformowani i zaangażowani w projekt. Co istotne, każdy otrzymał informacje z tego samego źródła, a doprecyzowały je zadane pytania i odpowiedzi. Spotkanie inauguracyjne ma zminimalizować ryzyko dezinformacji oraz wyeliminować możliwe wątpliwości uczestników. Dlatego niezmiennie najważniejszym celem jest motywacja zespołu i zaangażowanie we wspólną sprawę.
Dlaczego warto organizować kick off meeting?
Spotkane poświęcone omówieniu projektu pozwoli wysłuchać i utwierdzić klienta, że wybrał właściwą, odpowiedzialną i rzetelną firmę. Dodatkowo jest to okazja do poznania się osobiście oraz rozmów i wyrażenia obaw obydwu stron, co wpływa na wzajemne zrozumienie podczas pracy. Omówienie najważniejszych kwestii oraz zadawanie pytań pozwoli uniknąć rozbieżności i nieścisłości w oczekiwaniach obydwu stron. A spotkanie uświadomi zespołowi korzyści, jakie płyną z uczestnictwa w projekcie.
Czym jest MadTech i dlaczego to stosunkowo nowe pojęcie ma tak duże znaczenie dla świata marketingu?
Jak zrobić webinar? Poznaj 10 dobrych praktyk
Badania marki – lojalność wobec marki
Case study może przynieść świetne efekty. Trzeba tylko wiedzieć, jak je przygotować
