Czym są wskaźniki KPI i jak mogą wspomóc biznes?

Aby wiedzieć, czy dane działania przynoszą zamierzone efekty, trzeba stale monitorować wyniki. Dzięki temu można zrezygnować z rozwiązań, które są tylko stratą czasu i pieniędzy, a zamiast tego skupić się na rozwijaniu tych strategii, które rzeczywiście się sprawdzają. Jednym z popularnych sposobów sprawdzania, czy założony cel został osiągnięty są wskaźniki KPI.

Co to jest KPI?

KPI to skrót od angielskiego Key Performance Indicators. Pojęcie to można przetłumaczyć na język polski jako Kluczowe Wskaźniki Efektywności. To właśnie dzięki nim dana firma może stale sprawdzać postępy i monitorować, czy zmierza do wyznaczonego celu. Organizacje zwykle używają wskaźników KPI na wielu poziomach, dzięki czemu mogą oceniać zarówno ogólne aspekty wydajności firmy czy konkretne procesy, jak na przykład sprzedaż, marketing czy HR. W zależności od danej firmy wskaźniki KPI będą się różnić. Wszystko zależy bowiem od wielkości firmy, jej konkretnych cech, ustalonej strategii i wielu innych czynników.

Dlaczego wskaźniki KPI mają znaczenie?

Właściwie można powiedzieć, że już sama nazwa KPI zawiera w sobie odpowiedź na pytanie postawione w nagłówku. Wskaźniki KPI mają ogromne znaczenie właśnie dlatego, że dzięki nim można ocenić efektywność w firmie, skupiając się na najważniejszych aspektach. Oczywiście pod warunkiem, że takie wskaźniki zostaną prawidłowo wyznaczone. Niestety wiele firm albo w ogóle nie ustala sobie jasnych celów, albo słysząc o KPI, działa na oślep, przyjmując wskaźniki uznane w danej branży.

Dobrze określone wskaźniki KPI pozwalają nie tylko monitorować postępy, ale nie tracić z oczu najważniejszego – celu. Są też pewną formą komunikacji. Dzięki wskaźnikom informacje są zwięzłe, jasne, a jednocześnie najbardziej istotne. Dzięki temu istnieje duża szansa, że zostaną zapamiętane i wykorzystane.

Jak definiować KPI?

Zdefiniowanie kluczowych wskaźników efektywności to niełatwe zadanie. Aby to zrobić, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Jaki jest pożądany rezultat?
• Dlaczego ten wynik ma znaczenie?
• Jak będzie mierzony postęp?
• Jak można wpłynąć na wynik?
• Kto odpowiedzialny jest za wynik?
• Jak określić, czy cel został osiągnięty?

Przyglądając się tym pytaniom, można łatwo dojść do wniosku, że wskaźniki KPI wyznacza się dla celów, które mają największe znaczenie. Równie ważne jest, by cele te dało się określić w liczbach, dzięki czemu łatwo będzie zmierzyć efekty podjętych działań. Można więc powiedzieć, że kluczowe wskaźniki efektywności mają wiele wspólnego z metodą wyznaczania celów SMART, a więc powinny być określone, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone w czasie. Wiele firm korzysta zresztą właśnie z tych kryteriów, ustalając KPI.

Jak w pełni wykorzystywać wskaźniki KPI?

Aby jeszcze lepiej korzystać z potencjału KPI, warto dodać do nich system oceny i ponownej oceny. W ten sposób będzie można stale monitorować osiągane wyniki, a przy okazji weryfikować też, czy wyznaczone wskaźniki marketingowe rzeczywiście mają znaczenie dla firmy. Przykładowo, wskaźnik KPI mógł zakładać osiągniecie danego zysku w ciągu roku, a przychód okazać się o 50% wyższy niż to założenie. W takim wypadku trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, czy stało się tak, bo cel był zbyt prosty, czy może świetny rezultat można przypisać innym czynnikom.

Przy ustalaniu wskaźników KPI warto też pamiętać o:

• Ustalaniu tylko jasnych celów, ściśle powiązanych z najważniejszymi dla firmy kwestiami
• Kontekście – kluczowe wskaźniki efektywności będą skuteczne tylko, gdy ustali się nie tylko co się mierzy, ale też dlaczego jest to ważne
• Regularnym sprawdzaniu KPI – jest to niezbędne do ich utrzymania i stałego rozwoju. Nie wszystkie wskaźniki KPI okażą się skuteczne, dlatego trzeba reagować i wprowadzać zmiany
• Ustalaniu wykonalnych celów – z jednej strony zbyt proste do osiągnięcia cele nie stanowią wyzwania i nie wymagają podjęcia wysiłku, z drugiej te na wyrost ambitne i nierealne też nie będą motywować do działania
• Krótkoterminowe – nie bez powodu radzi się, by dzielić cele na mniejsze. W przypadku KPI krótkoterminowość również ma znaczenie. Skupiając się na poszczególnych krokach, łatwiej osiągnąć zamierzony efekt.
• Aktualizowaniu KPI – dużym błędem jest trzymanie się raz wyznaczonych KPI. Właśnie po to dokonuje się ich oceny, by wprowadzać zmiany. KPI musza ewoluować i aktualizować się w razie potrzeby. W końcu to one mają służyć firmie, a nie firma im.

zobacz też:

Direct marketing – sposób na poprawę wyników sprzedażowych poprzez bezpośredni kontakt z klientem

8 kroków do skutecznej kampanii reklamowej w internecie

Świadomość marki, czyli jak rozpoznawalność przekłada się na zysk

Wskaźniki e-commerce mogą być źródłem wielu ważnych informacji. Które z nich mają szczególne znaczenie?