Nikt nie ma wątpliwości, że środki masowego przekazu stanowią podstawowy kanał komunikacji na linii firma – odbiorcy. Zwłaszcza pełniona przez nie funkcja opiniotwórcza jest narzędziem, które może skutecznie pomóc w kształtowaniu pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa. Stąd istotne jest, aby relacje z mediami opierały się na zasadzie partnerstwa. Życie w zgodzie z mediami i pozytywne nastawienie do nich na pewno znajdzie odzwierciedlenie w interakcjach z klientami.
Spis treści
Najpierw wybierz redakcje
Ze względu na zasięg wyróżniamy media ogólnopolskie, regionalne lub lokalne. Natomiast pod względem wartości przekazywanych treści dzielimy je na tematyczne lub branżowe. Sprawdź, w jakim stopniu docierają one z przekazem do grupy docelowej twojego przedsiębiorstwa. Najlepiej wybierz kilka redakcji wykorzystujących różne drogi przekazu informacji, np. po jednej redakcji internetowej, telewizyjnej, prasowej i radiowej.
Dzięki temu wysyłane przez twoją firmę komunikaty dotrą do szerokiej grupy odbiorców. Koniecznie zorientuj się, czy redakcja wyznaczyła konkretnego dziennikarza odpowiedzialnego za branżę związaną z twoją firmą i zdobądź jego dane kontaktowe, aby wszelkie sprawy załatwiać bezpośrednio z nim. Ustal jasne zasady kontaktów z przedstawicielami mass mediów oraz formę zwracania się do siebie np. po imieniu lub na Pan/Pani.
Przygotuj informację
Sam fakt napisania informacji na temat np. wydarzenia, które odbyło się lub dopiero się odbędzie w twojej firmie nie gwarantuje Ci wykorzystania jej przez media. Czynnikami, które pomogą zainteresować media twoim komunikatem są: aktualność, sensacyjność, poradnikowość, refleksyjność czy istotność z punktu widzenia odbiorcy.
Informacja powinna być również napisana w taki sposób, aby maksymalnie ułatwić pracę dziennikarzowi. Musisz zadbać o estetykę i spójność tekstu. Ważne jest, aby po przeczytaniu tytułu oraz lidu, czyli dwóch-trzech zdaniach streszczających temat wiadomości, dziennikarz zyskał jasny przegląd sytuacji, czyli poznał odpowiedzi na pytania: kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego. Ponadto informacja musi zaciekawić redaktora na tyle, aby przeczytał ją do końca i podjął decyzję o jej publikacji czy emisji.
Unikaj specjalistycznego, branżowego języka, a jeśli już musisz użyć trudnego pojęcia czy sformułowania, to staraj się je wytłumaczyć. Najlepiej w sposób zwięzły i zrozumiały. Nie zapomnij o dodaniu zdjęć, materiałów wideo, materiałów audio czy też linków.
Wyznacz jedną osobę do kontaktów z mediami
Informacje z firmy powinny wychodzić z jednego źródła. Zwykle kontaktami z mediami zajmują się rzecznicy lub PR-owcy, ale równie dobrze może to być dyrektor, prezes, kierownik lub inna osoba bardzo dobrze zorientowana w działalności firmy. W ten sposób unikniesz wysyłania na zewnątrz niepełnych czy sprzecznych komunikatów.
Szczególne znaczenie ma to w sytuacji kryzysowej, kiedy media „atakują” przedsiębiorstwo i trzeba odpowiednio wybrnąć z kłopotliwego zajścia.
Pozostałe „must” kontaktów z mediami
Pamiętaj, że z mediami możesz kontaktować się na wiele różnych sposobów i na wielu płaszczyznach. Do wyboru masz komunikaty prasowe, konferencje prasowe, zaproszenia do pracy w strukturach firmy, wywiady „face to face”, za pomocą telefonu, maila, itp.
Staraj się zawsze odpowiadać na stawiane pytanie niezależnie, czy pada ono podczas bezpośredniego spotkania, w rozmowie telefonicznej czy też zostało wysłane np. mailem. Ważne jest, abyś oddzwaniał do dziennikarzy, w przypadku braku możliwości odebrania telefonu.
Pamiętaj, że dziennikarze zwykle podchodzą krytycznie do swojego informatora, aby zdobyć jak najbardziej obiektywne, a zarazem szczegółowe informacje. Dbaj o to, aby twoje wypowiedzi były precyzyjne, rzeczowe i nie zostawiały miejsca na domysły. Ważne jest żebyś mówił prawdę i tyle, ile trzeba, a nie wszystko co wiesz.
Powiadomień o konferencjach prasowych czy innych imprezach firmowych nigdy nie zostawiaj na ostatnią chwilę. Zaproszenie czy komunikat musi trafić do redakcji z wyprzedzeniem. Warto zorientować się w jakim trybie pracują poszczególne redakcje i starać się załatwiać wszelkie sprawy w ich godzinach pracy.
