Obecnie wiele mówi się o produktywności, szczególnie tej w pracy. Umiejętność skupienia się na poszczególnych czynnościach i konsekwentnego realizowania działań może pozwolić uniknąć nadgodzin, a w niektórych przypadkach nawet skrócić codzienny czas pracy. A to z kolei oznacza więcej czasu, który można poświęcić na realizacje swoich pasji, odpoczynek czy chwile z bliskimi. Zwiększenie produktywności w pracy możliwe jest bez względu na wykonywany zawód.
Spis treści
Zwiększenie produktywności w pracy: Zasada Pareto obowiązuje również w pracy
Jak wyglądają codzienne obowiązki w pracy? W wielu przypadkach składają się z kilku najważniejszych działań i mnóstwa pobocznych czynności. Właśnie dlatego warto zastosować zasadę Pareto znaną także jako 20/80. Sprawdza się ona w różnych dziedzinach życia.
Zgodnie z nią 20% wiedzy będzie obejmowało 80% egzaminu. 20% klientów odpowiedzialnych jest za 80% zysków. Ale co ważniejsze w kontekście zwiększenia produktywności w pracy – 20% działań przyniesie 80% pożądanych rezultatów.
Jak więc wykorzystać tę zasadę w praktyce? Trzeba określić, które z tych 20% działań odpowiedzialne są za tak duże efekty. To właśnie one powinny stać się priorytetem w codziennej pracy. Bardzo łatwo jest stracić koncentrację, skupiając się na mniej istotnych kwestiach takich jak odpisywanie na maile czy wykonywanie pojedynczych czynności. W efekcie pod koniec dnia tak naprawdę nic nie jest zrobione. Wdrożenie zasady Pareto umożliwia zwiększenie produktywności w pracy i odwrócenie tej tendencji.
Zwiększenie produktywności w pracy? Pamiętaj o przerwach
Może się wydawać, że produktywna osoba to taka, która przez 8 godzin codziennej pracy pozostaje ciągle skupiona na wykonywaniu kolejnych zadań. To jednak niemożliwe. Produktywność w pracy nie polega na tym, by robić coś bez przerwy, ale by robić to jak najbardziej efektywnie. Podczas standardowego 8-godzinnego dnia pracy pracuje się znacznie mniej. Mózg nie jest w stanie skupić się przez cały ten czas. Tym samym w końcu pojawia się błądzenie myślami, uciekanie do prostszych zadań czy poświęcanie kolejnym czynnościom zdecydowanie za dużo czasu.
W efekcie z pracy można wrócić zmęczonym, ale niekoniecznie zadowolonym z rezultatów. Jak to zmienić? Dbając, by umysł był świeży i gotowy do pracy. Lepiej pozwolić sobie na pełnoprawną przerwę i naprawdę podczas niej odpocząć. Szczególnie sprawdza się to w pracy zdalnej. Osoby pracujące w biurze powinny natomiast przede wszystkim unikać jedzenia przed komputerem, a zamiast tego w spokoju zjeść posiłek i pozwolić umysłowi się zresetować.
Dzień dostosowany pod efektywność
Poprawa efektywności w pracy możliwa jest także poprzez dopasowanie swoich zawodowych obowiązków do stylu życia. Nie każdy może sobie na to pozwolić, ale w przypadku bardziej elastycznych stanowisk pracy warto skorzystać z tej możliwości.
A jak to zrobić? Niektóre osoby najlepiej myślą rano. W pierwszej kolejności powinny się więc koncentrować na najważniejszych obowiązkach. Nie brak jednak także pracowników, którzy rano są zmęczeni i najlepiej myślą po południu. Warto więc w miarę możliwości dostosować godziny pracy do trybu życia i mniej efektywne pory dnia przeznaczyć na proste albo bardziej mechaniczne zadania.
Delegowanie zadań
Nie każdy jest stworzony do tych samych zadań. Niektórzy lepiej radzą sobie z poszczególnymi czynnościami, wykonują je szybciej albo odnoszą lepsze rezultaty. Warto więc nauczyć się delegować niektóre zadania innym osobom. Najlepszym sposobem na poprawę efektywności w pracy jest skupianie się na rzeczach, w których naprawdę jest się dobrym. Delegowanie zadań to nie żaden wstyd, a raczej oznaka strategicznego myślenia. Wiele osób, szczególnie przedsiębiorców, ma tendencję do robienia wszystkiego samemu. Czasem trudno im uwierzyć, że ktoś inny zrobi daną rzecz tak samo dobrze albo zgodnie z konkretnym wyobrażeniem. W większości przypadków okazuje się jednak, że jest zupełnie inaczej – pracownik wyspecjalizowany w danej dziedzinie jest często w stanie wykonać takie zadanie lepiej i szybciej, a przedsiębiorca ma czas na inne obowiązki.
Na zwiększenie efektywności pracy wpływa także miejsce pracy
Nie ma jednego przepisu na idealne miejsce pracy. Musi być ono bowiem dopasowane do potrzeb konkretnej osoby. Ważne, by czuć się w nim dobrze, bo to wpływa zarówno na koncentrację, jak i satysfakcję z wypełniania obowiązków. Niektórych mogą rozpraszać zdjęcia członków rodziny czy dodatkowe ozdoby, inni dzięki nim poczują się znacznie lepiej. Warto pamiętać, że poprawa wydajności w pracy jest praktycznie niemożliwa, gdy w miejscu pracy ma się złe samopoczucie. Właśnie dlatego stworzenie idealnej dla siebie przestrzeni ma ogromne znaczenie.
Zwiększenie produktywności w pracy? To zdrowie jest priorytetem
Wiele osób poświęca swoje zdrowie dla własnego biznesu czy dobrej pracy. Niestety nie jest to droga do sukcesu. Po pierwsze, sprawdza się tu oklepane powiedzenie „zdrowie masz tylko jedno”. Będąc ciągle przemęczonym można zaszkodzić swojemu zdrowiu. Co więcej – nie pozostanie to bez wpływu na efektywność w pracy. I nie chodzi wcale tylko o to, że człowiek zmęczony ma problemy ze skupieniem.
Aktywność fizyczna i zdrowe odżywianie mają znaczący wpływ na funkcjonowanie mózgu. Zdrowa dieta pozwala uniknąć wahań glukozy we krwi, a tym samym powracającej senności i problemów z koncentracją.
Regularne ćwiczenia poprawiają natomiast samopoczucie i koncentrację. Jeśli więc wydaje się czasem, że ważniejsze od zrobienia treningu czy przygotowania obiadu na następny dzień jest załatwienie spraw zawodowych, warto pomyśleć, że inwestycja w zdrowie będzie też inwestycją w zwiększenie produktywności w pracy.
Praca bez mediów społecznościowych
Nie jest też tajemnicą, że większość osób codziennie spędza co najmniej kilkadziesiąt minut na przeglądanie mediów społecznościowych. Ważne jest, by nie robić tego w pracy. Najlepiej całkowicie wyłączyć powiadomienia. Nie chodzi o to, by nie sprawdzać, co dzieje się w social mediach, ale by w ogóle nie wiedzieć, że otrzymuje się jakiekolwiek wiadomości czy komunikaty. Już sama migająca lampka na telefonie czy sygnał dźwiękowy powiadamiający o nowej wiadomości może osłabić efektywność w pracy i rozproszyć uwagę.
Zobacz też:
